Az idei szemle előkészítésének része volt az előtanácskozás, melyet 2016. április 9-én a kevevári Keve Magyar Művelődési Egyesület házigazdaként szervezett a helyi katolikus egyházközség parokiájának azon épületében, amely közel másfél évtizede helyet biztosít a magyar anyanyelvápoló, hagyományőrző tevékenységeknek és közösségépítő, közösség-összetartó kulturális rendezvényeknek. Az előtanácskozáson a legdélibb bánsági szórványmagyarságot nyolc művelődési egyesület vezetősége képviselte: a kevevári Keve Magyar Művelődési Egyesület, a hertelendyfalvi Tamási Áron Székely-Magyar Művelődési Egyesület, a pancsovai Petőfi Sándor Magyar Művelődési Egyesület, a székelykevei Szalmaszál Ifjúsági Művelődési Egyesület és Petőfi Sándor Művelődési Egyesület, a torontálvásárhelyi József Attila Művelődési Otthon, a sándoregyházi Bonnáz Sándor Magyar Művelődési Egyesület és a fejértelepi Ady Endre Művelődési Egyesület.
Az előtanácskozás megnyitójaként Binecz János, a kevevári Keve Magyar Művelődési Egyesület elnöke köszöntötte a megjelenteket, majd ismertette és elfogadták a XXVI. Hertelendyfalván megtartott szemle jegyzőkönyvét, az idei szemle időpontjának és témájának a meghatározását, a jövő évi szemle helyszínének a megválasztását, valamint az egyéb javaslatokat, kezdeményezéseket tartalmazó napirendi pontokat.
Az előző szemle anyagát Lőcsei Ilona, a hertelendyfalvi művelődési egyesület titkára ismertette a jelenlévőkkel. Mielőtt a témaválasztás sorra következett volna, felolvasták Martinek Imre, a Hét Nap vajdasági hetilap Dél-bánáti munkatársának ajánlatát, aki a Dél-bánáti karácsonyi szokásokkal és betlehemes játékokkal kapcsolatosan javasolt gyűjtőmunkát. Az ő kezdeményezéséhez kapcsolódott ft. Csipak Csaba plébános javaslata, hogy szűkített témaként- szellemi vagy épített örökségek- és kellő minőségben legyen folytatása a már elkezdett gyűjtőmunkának. Az elhangzottakat többen is támogatták, akik a hagyományok, szokások megőrzését, a szellemi örökséget helyezték előtérbe. A megbeszélés és a szavazás eredményeképpen az idei szemle témája a "Szellemi örökség megőrzése" címet kapta, és a karácsonyi ünnepkörhöz kapcsolódó szokásokat foglalja magába. A rendezvény időpontját szeptember 10-re tűzték ki. Az egyéb javaslatok és kezdeményezések pont alatt került megvitatásra az egyesületek működésére vonatkozó anyagi támogatások fedezése, az ifjúságnak a programokba és az egyesületek munkájába való bevonása, a magyar nyelvű újságok terjesztése, az elkövetkező Dél-bánáti programok, rendezvények időpontja.
Végezetül a szervezők és a megjelentek a tanácskozás zárórészeként elfogadták a torontálvásárhelyi József Attila Művelődési Otthon felajánlását, hogy vállalja a 2017-es évi szemle szervező, házigazda szerepét. A fejértelepi Ady Endre Művelődési Egyesület elfogadta az idei Karácsonyi Szokások és Betlehemes Játékok Találkozójának a megszervezését. A tanácskozás közös ebéddel és kötetlen társalgással zárult.